Guide d'Utilisation Complet
Documentation complète de la plateforme ZentroFact - De la création du compte à la gestion des ventes
Introduction
ZentroFact est une solution complète de gestion de stock, point de vente (POS) et comptabilité conçue spécialement pour les entreprises. Ce guide vous accompagne pas à pas dans l'utilisation de la plateforme, depuis la création de votre compte jusqu'à la gestion quotidienne de vos opérations.
Gestion complète du stock
Suivez vos produits en temps réel
Point de vente multi-unité
Gérez plusieurs boutiques
Comptabilité intégrée
Automatisation complète
1. Création du compte
Accéder à la page d'inscription
- Ouvrez votre navigateur et accédez à zentrofact.com
- Sur la page d'accueil, cliquez sur le bouton "Créer un compte" ou "+Créer un compte"
Remplir le formulaire d'inscription
Informations personnelles :
- Nom complet (obligatoire)
- Email (obligatoire, sera utilisé pour la connexion)
- Mot de passe (minimum 8 caractères)
- Confirmer le mot de passe
Informations de l'entreprise :
- Nom de l'entreprise (obligatoire)
- Email de l'entreprise (optionnel)
- Téléphone de l'entreprise (optionnel)
- Adresse de l'entreprise (optionnel)
Le système crée automatiquement :
- Un compte utilisateur avec le rôle "Owner" (Propriétaire)
- Les paramètres de l'entreprise (nom, email, devise, timezone)
- 15 unités de mesure par défaut (Pièce, Kilogramme, Gramme, Litre, etc.)
2. Première connexion
Le tableau de bord
Lors de votre première connexion, vous arrivez sur le Tableau de bord qui affiche :
Cartes statistiques
- • Total Produits
- • Ventes
- • Revenus
- • Alertes
Menu de navigation
Menu latéral gauche avec toutes les sections de l'application
3. Configuration initiale
Paramètres de l'entreprise
Menu : Paramétrage → Configuration
Modifiez les informations de votre entreprise : nom, adresse, téléphone, devise, fuseau horaire, et informations légales (numéro d'immatriculation, TVA, etc.).
Créer un magasin/entrepôt principal
IMPORTANT : Un magasin principal est nécessaire pour gérer le stock !
- Cliquez sur Paramétrage → Entrepôts
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un entrepôt"
- Remplissez : Nom du magasin, Code unique, Adresse
- Cochez "Magasin principal"
- Enregistrez
Créer des points de vente (POS)
Menu : Paramétrage → Points de vente
- Cliquez sur "Ajouter un point de vente"
- Remplissez : Nom, Code unique, Adresse
- Lier à un magasin (pour les transferts)
- Cochez "Actif"
- Enregistrez
Gestion des utilisateurs
Menu : Paramétrage → Utilisateurs
Ajoutez des collaborateurs à votre système avec différents rôles :
Owner / Admin
Accès complet
Comptable
Comptabilité et rapports
Caissier
POS et ventes uniquement
4. Gestion des produits
Créer des catégories
Menu : Produits → Catégories
- Cliquez sur "Ajouter une catégorie"
- Remplissez : Nom, Description (optionnel), Catégorie parente (pour sous-catégories)
- Cochez "Actif" et enregistrez
Créer des produits
Menu : Produits → Liste des produits
Informations obligatoires :
- Nom du produit
- Code produit (unique)
- Catégorie
- Unité de mesure
- Prix d'achat
- Prix de vente
Informations optionnelles :
- Code-barres
- Stock initial
- Stock minimum (pour alertes)
- Stock maximum
- Description
- Image du produit
MESSAGE IMPORTANT
Après avoir créé vos produits, vous DEVEZ effectuer un inventaire physique pour synchroniser le stock réel avec le système.
Pourquoi faire un inventaire physique ?
- Synchroniser le stock réel : Si vous avez saisi un stock initial lors de la création des produits, il peut y avoir des écarts avec la réalité physique.
- Corriger les erreurs : Les erreurs de saisie, les pertes, les vols ou les erreurs de comptage sont corrigés automatiquement.
- Base de départ fiable : Un inventaire initial précis garantit que tous vos futurs mouvements de stock seront basés sur des données exactes.
- Éviter les problèmes : Sans inventaire initial, vous risquez d'avoir des stocks négatifs, des ruptures inattendues ou des surstocks.
Comment procéder étape par étape ?
1 Créer un inventaire
Menu : Stock → Inventaire physique → Nouvel inventaire
- Cliquez sur "Nouvel inventaire" ou "Créer un inventaire"
- Un numéro d'inventaire est généré automatiquement (ex: INV-20250115-0001)
- Sélectionnez le Magasin ou le Point de vente à inventorier
- Choisissez la Date de l'inventaire (généralement la date du jour)
- Ajoutez des Notes si nécessaire (ex: "Inventaire initial après création des produits")
- Cliquez sur "Créer l'inventaire"
2 Ajouter les produits à inventorier
Sur la page de détail de l'inventaire :
- Cliquez sur "Ajouter un produit" ou "+ Ajouter"
- Recherchez et sélectionnez un produit dans la liste déroulante
- Le système affiche automatiquement la quantité système (stock actuel dans le logiciel)
- Répétez pour tous les produits que vous souhaitez inventorier
3 Saisir les quantités physiques réelles
Pour chaque produit ajouté à l'inventaire :
- Allez physiquement dans votre magasin/entrepôt et comptez réellement les produits
- Revenez dans l'inventaire et cliquez sur le produit pour le modifier
- Saisissez la quantité physique réelle que vous avez comptée
- Respectez les unités de mesure du produit :
- Si le produit utilise des cartons, saisissez le nombre de cartons
- Si le produit utilise des boîtes, saisissez le nombre de boîtes
- Si le produit utilise des unités, saisissez le nombre d'unités
- Le système calcule automatiquement la différence entre le stock système et le stock physique
- Ajoutez des notes si nécessaire (ex: "Produits endommagés", "Erreur de saisie initiale")
- Enregistrez
4 Vérifier les écarts
Avant de finaliser, vérifiez le tableau récapitulatif :
- Quantité système : Le stock enregistré dans le logiciel
- Quantité physique : Ce que vous avez réellement compté
- Différence : L'écart entre les deux (positif = surplus, négatif = manquant)
- Valeur de la différence : L'impact financier de l'écart
5 Finaliser l'inventaire
Une fois tous les produits comptés et les quantités saisies :
- Vérifiez une dernière fois que tous les produits sont bien inventoriés
- Cliquez sur le bouton "Finaliser l'inventaire" ou "Terminer l'inventaire"
- Le système va automatiquement :
- Créer des mouvements de stock pour chaque écart
- Ajuster le stock de chaque produit selon les quantités physiques
- Marquer l'inventaire comme "Terminé"
- Générer un rapport d'inventaire avec tous les détails
Avantages de l'inventaire physique dans ZentroFact
Synchronisation automatique
Le stock est ajusté automatiquement, pas besoin de calculs manuels
Traçabilité complète
Tous les ajustements sont enregistrés dans l'historique des mouvements
Rapports détaillés
Visualisez tous les écarts et leur impact financier
Sécurité des données
Une fois finalisé, l'inventaire ne peut plus être modifié
Une fois l'inventaire physique terminé, vous pouvez passer à la section suivante : Gestion du stock pour apprendre à suivre vos mouvements de stock au quotidien.
5. Gestion du stock
Voir le stock actuel
Menu : Magasin → Stock actuel
Vue d'ensemble de tous vos produits en stock avec quantités disponibles
Mouvements de stock
Menu : Magasin → Mouvements
Historique de tous les mouvements : entrées, sorties, transferts
Alertes de stock
Menu : Magasin → Alertes
Alertes automatiques pour stock faible, rupture ou surstock
Inventaire physique
Menu : Magasin → Inventaire physique
Faire un comptage réel du stock et ajuster les écarts
6. Point de vente (POS)
Interface de vente
Menu : Points de vente → Interface de vente
Rechercher un produit :
- Par code-barres (scanner)
- Par nom du produit
- Par code produit
Le produit s'ajoute automatiquement au panier. Le stock est automatiquement déduit après la vente.
Finaliser une vente
- Vérifiez le panier et ajustez les quantités si nécessaire
- Appliquez des remises (optionnel)
- Sélectionnez le mode de paiement : Espèces, Carte, Mobile Money, Crédit
- Finalisez la vente
- Le stock est automatiquement déduit
7. Gestion des ventes
Créer une vente manuelle
Menu : Ventes → Nouvelle vente
Pour les ventes qui ne passent pas par le POS : sélectionnez un client, ajoutez les produits, calculez le total et enregistrez. Optionnel : créez une facture.
Créer des devis
Menu : Ventes → Devis
Créez un devis pour un client avec produits et quantités. Quand accepté, convertissez-le en vente.
Gérer les factures
Menu : Ventes → Factures
Consultez toutes les factures, marquez-les comme payées, et imprimez-les en PDF.
8. Gestion des achats
Créer une commande d'achat
Menu : Fournisseurs → Commandes d'achat
Créez une commande pour un fournisseur avec les produits à commander. Quand la marchandise arrive, créez un "Achat" pour recevoir le stock.
Enregistrer un achat
Menu : Fournisseurs → Achats → Nouvel achat
Quand vous enregistrez un achat, le stock est automatiquement mis à jour !
9. Clients et fournisseurs
Gestion des clients
Menu : Clients → Liste des clients
- Créer et gérer vos clients
- Programme de fidélité (points)
- Limite de crédit pour ventes à crédit
- Historique des achats
Gestion des fournisseurs
Menu : Fournisseurs → Liste des fournisseurs
- Créer et gérer vos fournisseurs
- Historique des commandes
- Historique des achats
- Montant total des achats
10. Transferts entre magasins
Pourquoi les transferts sont-ils importants ?
Si vous gérez plusieurs magasins ou points de vente, les transferts de stock sont essentiels pour optimiser votre activité. Voici pourquoi :
Éviter les ruptures de stock
Si un point de vente manque de produits, vous pouvez rapidement transférer du stock depuis votre magasin principal.
Optimiser les stocks
Répartissez intelligemment vos produits selon la demande de chaque point de vente.
Traçabilité complète
Chaque transfert est enregistré avec toutes les informations : qui, quand, quoi, combien.
Contrôle des mouvements
Vous savez exactement où se trouve chaque produit à tout moment.
Comment fonctionnent les transferts ?
Un transfert de stock suit un processus en plusieurs étapes pour garantir la sécurité et la traçabilité :
Création du transfert (Demande)
Menu : Stock → Transferts → Nouveau transfert
Un responsable de point de vente ou un gestionnaire crée une demande de transfert :
- Sélectionne le magasin source (d'où viennent les produits)
- Sélectionne le point de vente destination (où vont les produits)
- Ajoute les produits à transférer avec les quantités souhaitées
- Ajoute des notes si nécessaire (ex: "Urgent - Rupture de stock")
Approbation du transfert (Sortie du stock)
Menu : Stock → Transferts → Détails du transfert → Approuver
Le gestionnaire du magasin source (ou un administrateur) approuve le transfert :
- Vérifie que le stock est disponible dans le magasin source
- Approuve le transfert
- Le stock est automatiquement déduit du magasin source
- Un mouvement de stock "sortie" est créé
Marquer en transit (Optionnel)
Si les produits sont physiquement en route, vous pouvez marquer le transfert comme "En transit".
Réception du transfert (Entrée du stock)
Menu : Stock → Transferts → Détails du transfert → Marquer comme reçu
Quand les produits arrivent au point de vente destination :
- Le responsable du point de vente vérifie les produits reçus
- Marque le transfert comme "Reçu"
- Le stock est automatiquement ajouté au point de vente
- Un mouvement de stock "entrée" est créé
- Le transfert est terminé
Cas pratiques
Cas pratique 1 : Réapprovisionner un point de vente
Situation : Votre point de vente "Boutique Centre-ville" manque de 20 bouteilles d'eau et 15 paquets de riz. Votre magasin principal a ces produits en stock.
Étapes à suivre :
- Allez dans Stock → Transferts → Nouveau transfert
- Magasin source : "Magasin Principal"
- Point de vente destination : "Boutique Centre-ville"
- Ajoutez les produits :
- Eau minérale : 20 unités
- Riz : 15 paquets
- Note : "Réapprovisionnement urgent - Boutique Centre-ville"
- Créez le transfert
- Le gestionnaire du magasin principal approuve le transfert
- Le stock sort du magasin principal
- Quand les produits arrivent à la boutique, le responsable marque comme "Reçu"
- Le stock est maintenant disponible dans la boutique
Cas pratique 2 : Répartir un nouveau stock
Situation : Vous venez de recevoir 100 unités d'un nouveau produit dans votre magasin principal. Vous voulez en distribuer 30 à chaque point de vente (3 points de vente).
Étapes à suivre :
- Créez 3 transferts séparés (un pour chaque point de vente)
- Pour chaque transfert :
- Magasin source : "Magasin Principal"
- Point de vente : Point de vente 1, 2, puis 3
- Produit : Nouveau produit, quantité : 30 unités
- Approuvez chaque transfert
- Le stock est distribué équitablement
- Chaque point de vente marque comme "Reçu" quand les produits arrivent
Cas pratique 3 : Retour de produits invendus
Situation : Un point de vente a des produits qui ne se vendent pas bien. Vous voulez les retourner au magasin principal pour les redistribuer ailleurs.
Étapes à suivre :
- Créez un transfert inverse :
- Magasin source : Le point de vente qui a les produits
- Point de vente destination : Le magasin principal (ou un autre point de vente)
- Ajoutez les produits à retourner avec les quantités
- Note : "Retour produits invendus"
- Approuvez et recevez le transfert
- Les produits sont maintenant disponibles ailleurs
Points importants à retenir
- Le stock est déduit seulement après l'approbation - Pas avant ! Cela évite les erreurs.
- Le stock arrive au point de vente seulement après réception - Le responsable doit confirmer la réception.
- Vous pouvez annuler un transfert s'il est encore en attente ou en transit.
- Tous les mouvements sont tracés - Vous savez toujours où sont vos produits.
- Vérifiez toujours les quantités avant d'approuver un transfert pour éviter les erreurs.
11. Comptabilité
Plan comptable
Gérer les comptes comptables et créer des comptes personnalisés
Écritures comptables
Créer des écritures manuelles. Les ventes et achats créent automatiquement des écritures
États financiers
Balance générale, compte de résultat, grand livre
12. Rapports
Rapports de ventes
- • Ventes par période
- • Ventes par produit
- • Ventes par client
- • Export PDF/Excel
Rapports de stock
- • État des stocks
- • Mouvements de stock
- • Produits les plus vendus
- • Alertes de stock
Rapports financiers
- • Revenus
- • Dépenses
- • Bénéfices
- • Analyses
Workflows typiques
Scénario 1 : Nouveau Produit
- Créer le produit dans "Produits"
- Faire un achat pour ajouter du stock
- Le produit apparaît dans le POS
- Vendre le produit via le POS
- Le stock se met à jour automatiquement
Scénario 2 : Réapprovisionnement
- Voir les alertes de stock dans le Dashboard
- Créer une commande d'achat pour le fournisseur
- Quand la marchandise arrive, créer un "Achat"
- Le stock est réapprovisionné automatiquement
Scénario 3 : Vente Multi-POS
- Stocker les produits dans le magasin principal
- Créer un transfert vers un point de vente
- Le point de vente reçoit le stock
- Vendre via le POS
- Le stock du POS diminue, le stock principal reste intact
Conseils et bonnes pratiques
Organisation
- • Utilisez les catégories pour organiser
- • Codes produits cohérents
- • Définissez des stocks minimums
Gestion du stock
- • Inventaires réguliers
- • Vérifiez les alertes quotidiennement
- • Suivez les mouvements
Ventes
- • Enregistrez les clients
- • Utilisez les devis
- • Factures à jour
Rapports
- • Consultez régulièrement
- • Exportez les données
- • Comparez les périodes